Ein digitaler Legitimationsprozess bei Sparkassen ersetzt die manuelle Erfassung und Prüfung von Ausweisdokumenten durch eine softwaregestützte Lösung. Bilder der Legitimationsdokumente werden eingelesen, Personendaten automatisch ausgelesen und Sicherheitsmerkmale geprüft. Danach werden die Daten in das Kernbankensystem übertragen. Für Sparkassen bedeutet das weniger manuellen Aufwand und eine höhere Datenqualität. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen zu Ablauf, rechtlichem Rahmen, Anbindung und Einführung.
Wie läuft die digitale Kundenlegitimation in der Praxis ab?
Die digitale Kundenlegitimation beginnt mit dem Einlesen des Ausweisdokuments. Darauf folgen die automatisierte Datenauslesung und die Prüfung der Sicherheitsmerkmale. Die extrahierten Daten erscheinen anschließend in einer Bearbeitungsoberfläche, können bei Bedarf manuell korrigiert und danach in das Kernbankensystem übertragen werden. Der Prozess verbindet Automatisierung mit einer abschließenden fachlichen Kontrolle durch die Mitarbeitenden.
In der Anwendung sieht das so aus: Nach dem Import der Bilder liest die Software die Daten mithilfe von OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) aus. Dabei erkennt sie die dokumentierten Personendaten und prüft gleichzeitig die Sicherheitsmerkmale auf Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen. LegiScan_neo, die Legitimationslösung von GOI, setzt hierfür die Dokumentenprüfung von Regula Forensics GmbH ein.
Die Ergebnisse werden in einer strukturierten Oberfläche dargestellt. Kann die automatisierte Prüfung nicht alle Merkmale vollständig kontrollieren, etwa bei Warnungen zur maschinenlesbaren Zone (MRZ) oder zu einzelnen Textfeldern, fordert die Software zur sorgfältigen manuellen Kontrolle auf. Extrahierte Datenfelder und Dokumentbilder stehen dabei nebeneinander, sodass Mitarbeitende die erkannten Angaben direkt mit dem Originaldokument vergleichen und bei Bedarf korrigieren können. Erst nach dieser Kontrolle erfolgen die Datenübertragung und die Archivierung im Kernbankensystem OSPlus.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die Legitimationsprüfung bei Sparkassen?
Sparkassen sind gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zu prüfen und diese Prüfung zu dokumentieren. Welche konkreten regulatorischen Anforderungen im Einzelfall gelten, hängt vom jeweiligen Vorgang ab und sollte im Rahmen einer individuellen Compliance-Prüfung bewertet werden. Für Fragen zur rechtlichen Einordnung empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Compliance-Verantwortlichen der Sparkasse oder mit einem spezialisierten Berater.
Grundsätzlich ist die Legitimationsprüfung ein regulierter Prozess. Er umfasst sowohl die Identifizierung des Kunden als auch die Aufzeichnung und Aufbewahrung der entsprechenden Nachweise. Digitale Lösungen können diesen Prozess unterstützen, indem sie eine einheitliche Dokumentation fördern und Medienbrüche vermeiden. Ob und in welcher Form eine digitale Legitimationslösung die geltenden Anforderungen der eigenen Sparkasse erfüllt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Was sind die häufigsten Schwachstellen im manuellen Legitimationsprozess?
Der manuelle Legitimationsprozess ist fehleranfällig, zeitintensiv und schwer zu standardisieren. Typische Schwachstellen sind Übertragungsfehler bei der Dateneingabe, uneinheitliche Dokumentation, fehlende oder unleserliche Kopien sowie Medienbrüche zwischen Papierbelegen und digitalen Systemen. Sie erhöhen den Nachbearbeitungsaufwand und können die Qualität der gespeicherten Kundendaten beeinträchtigen.
Im Arbeitsalltag lesen Mitarbeitende Dokumentdaten ab und tippen sie in das System ein. Dabei entstehen Fehler, die später korrigiert werden müssen. Hinzu kommt der Aufwand für die Archivierung von Ausweiskopien oder das Einscannen von Dokumenten ohne automatische Datenzuordnung. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt das Risiko unvollständiger oder fehlerhafter Datensätze.
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Prüfung der Sicherheitsmerkmale. Ohne technische Unterstützung hängt ihre Qualität stark von Erfahrung und Aufmerksamkeit der jeweiligen Mitarbeitenden ab. Einheitliche, nachvollziehbare Ergebnisse sind so schwer zu erreichen.
Wie erfolgt die Anbindung einer digitalen Legitimationslösung an OSPlus?
Eine digitale Legitimationslösung für Sparkassen überträgt die automatisch ausgelesenen und geprüften Dokumentdaten direkt in das Kernbankensystem OSPlus und archiviert sie dort. Manuelle Eingaben und separate Ablagestrukturen entfallen. Nach der Übertragung stehen die Daten in den relevanten OSPlus-Prozessen zur Verfügung.
Anbieter, die sich auf die Sparkassen-Finanzgruppe spezialisiert haben, entwickeln ihre Lösungen für die technische Infrastruktur dieser Institute. Eine auf OSPlus ausgerichtete Legitimationslösung nutzt bestehende Systemarchitekturen, anstatt parallele Strukturen aufzubauen. Das begrenzt den Anbindungsaufwand und die Zahl der Schnittstellen, die gepflegt werden müssen. Ergänzend lassen sich über Lösungen wie PMC Commerce weitere digitale Prozesse in der Sparkassen-Finanzgruppe abbilden.
Für IT- und Digitalisierungsverantwortliche heißt das: Die Lösung erweitert die vorhandene Infrastruktur und fügt sich in bestehende Workflows ein. Wie die technische Anbindung in der eigenen Sparkasse konkret aussieht, klärt sich am besten in einer individuellen Beratung.
Wann lohnt sich die Einführung eines digitalen Legitimationsprozesses?
Die Einführung lohnt sich vor allem dann, wenn manuelle Abläufe bei der Kundenidentifizierung regelmäßig Zeit binden, Fehlerquellen erzeugen oder die Datenqualität in OSPlus beeinträchtigen. Je höher das Volumen an Legitimationsvorgängen, desto stärker fallen Effizienzgewinne ins Gewicht.
Besonders relevant ist das für Sparkassen mit einem nennenswerten Aufkommen an Neukunden, Kontoeröffnungen oder anderen legitimationspflichtigen Vorgängen. Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Korrekturbedarf, kürzere Bearbeitungszeiten am Schalter und eine konsistentere Datenbasis im Kernbankensystem. Wie hoch der wirtschaftliche Nutzen ausfällt, hängt vom Vorgangsvolumen und den bestehenden Abläufen der jeweiligen Sparkasse ab.
Auch aus Sicht der Marktfolge bietet ein standardisierter, nachvollziehbarer Legitimationsprozess mit automatischer Archivierung Vorteile gegenüber papierbasierten oder hybriden Abläufen.
Wie GOI bei der digitalen Kundenlegitimation unterstützt
GOI entwickelt Softwarelösungen für die Sparkassen-Finanzgruppe und bietet mit LegiScan_neo eine Lösung für die digitale Kundenlegitimation. Einen Überblick über alle Geschäftsfelder und Lösungen finden Sie auf der GOI-Website. Im Bereich der Legitimationsprüfung unterstützt GOI Sparkassen konkret durch:
- Automatisierte Auslesung von Legitimationsdokumenten: LegiScan_neo liest Ausweisdokumente per OCR aus und prüft Sicherheitsmerkmale mithilfe der Technologie von Regula Forensics GmbH.
- OSPlus-Anbindung: Die Lösung überträgt geprüfte Daten direkt in OSPlus und archiviert sie dort, ohne manuelle Zwischenschritte oder separate Ablagestrukturen.
- Geführte manuelle Kontrolle: Bei Auffälligkeiten weist die Software gezielt auf zu prüfende Stellen hin und zeigt Dokumentbild und Datenfelder nebeneinander an, sodass Mitarbeitende die Angaben direkt vergleichen können.
- Nutzung vorhandener Systemarchitekturen: GOI baut keine parallelen Strukturen auf, sondern knüpft an die bestehende Infrastruktur der Sparkassen-Finanzgruppe an.
- Individuelle Beratung: Die konkrete technische Anbindung klärt GOI im persönlichen Gespräch mit der jeweiligen Sparkasse.
Wenn Sie prüfen möchten, ob und in welchem Umfang LegiScan_neo für Ihre Sparkasse geeignet ist, steht Ihnen das Team von GOI für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt auf, um die Möglichkeiten für Ihren Legitimationsprozess zu besprechen.