Sparkassen sollten ihre Legitimationsprozesse digitalisieren, weil manuelle Verfahren zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Die Anforderungen an Compliance und Effizienz steigen, während personelle Ressourcen knapper werden. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um den digitalen Legitimationsprozess in Sparkassen.
Welche Schwachstellen haben analoge Legitimationsprozesse in Sparkassen?
Analoge Legitimationsprozesse binden personelle Ressourcen, die an anderer Stelle wertschöpfender eingesetzt werden könnten. Mitarbeitende erfassen Ausweisdaten manuell in OSPlus und archivieren Dokumente als eingescannte Einzeldateien. Jeder dieser Schritte birgt Fehlerquellen und Medienbrüche.
In der Praxis zeigen sich folgende Schwachstellen:
- Manuelle Dateneingabe: Tippfehler bei Namen, Geburtsdaten oder Dokumentennummern entstehen häufig und müssen nachträglich korrigiert werden.
- Inkonsistente Dokumentation: Ohne standardisierten Prozess variiert die Qualität der Erfassung je nach Mitarbeitenden und Filiale.
- Fehlende technische Kontrolle von Sicherheitsmerkmalen: Im analogen Verfahren erfolgt keine systematische Prüfung der Sicherheitsmerkmale.
- Hoher Archivierungsaufwand: Eingescannte Dokumente müssen manuell beim jeweiligen Kunden in OSPlus archiviert werden.
Diese Schwachstellen wirken sich auf Bearbeitungszeiten und Betriebskosten aus. Qualitätssicherung erfordert im analogen Prozess zusätzliche Kapazität, weil Kontrollen und Korrekturen fest in den Ablauf eingebaut sind.
Wie funktioniert die digitale Kundenlegitimation in der Praxis?
Die digitale Kundenlegitimation läuft in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten ab: Das Ausweisdokument wird eingescannt, automatisch ausgelesen und auf Sicherheitsmerkmale kontrolliert. Anschließend werden die erkannten Daten mit dem OSPlus-Datensatz abgeglichen, und zum Schluss erfolgt die Speicherung und Archivierung ohne weitere manuelle Eingaben.
Am Beispiel von LegiScan_neo lässt sich dieser Ablauf konkret nachvollziehen:
Automatische Auslesung und Prüfung der Sicherheitsmerkmale
Nach dem Import des Bildes des Legitimationsdokuments liest die Anwendung das Ausweisdokument mithilfe von OCR-Technologie aus. Die GWG-relevanten Daten werden automatisch erfasst. Gleichzeitig kontrolliert die Software die im Rahmen eines Weißlichtscans am MFP erkennbaren Sicherheitsmerkmale des Dokuments, um Hinweise auf Manipulationen oder Unregelmäßigkeiten zu identifizieren. Die eingesetzte Prüftechnologie von Regula Forensics GmbH umfasst derzeit mehr als 16.500 Dokumentvorlagen aus 254 Ländern und Territorien. Die Ergebnisse werden in einer Bearbeitungsoberfläche angezeigt, einschließlich Warnungen, wenn Sicherheitsmerkmale nicht vollständig kontrolliert werden konnten. In diesen Fällen fordert die Software die Mitarbeitenden zur zusätzlichen manuellen Kontrolle auf.
Datenabgleich mit OSPlus und kontrollierte Übernahme
Nach der automatisierten Auslesung stellt LegiScan_neo bei Bestandskunden die Daten den bereits in OSPlus gespeicherten Personendaten gegenüber. Abweichungen, etwa bei Vornamen oder Geburtsdaten, werden sichtbar gemacht. Liegen im Legitimationsdokument zum Beispiel zusätzliche Vornamen vor, die bisher nicht in OSPlus erfasst wurden, kann die Anwendung deren Übernahme anbieten. Vor jeder Änderung wird eine Bestätigung eingeholt, sodass die Datenqualität kontrolliert bleibt. Anschließend wird der Legitimationsvorgang in OSPlus angelegt und die Bilder der Legitimationsdokumente werden im Zentralen Dokumentenarchiv (ZDA) archiviert.
Was kostet die Digitalisierung der Legitimation im Vergleich zum manuellen Prozess?
Die Digitalisierung der Legitimationsprüfung verursacht nur überschaubare initiale Einführungskosten und reduziert dauerhaft den operativen Aufwand pro Legitimationsvorgang. Der wirtschaftliche Vorteil ergibt sich vor allem aus eingesparter manueller Arbeitszeit und aus weniger Fehlern und Nachbearbeitungen.
Im manuellen Prozess entstehen Kosten an mehreren Stellen: Dateneingabe, Qualitätskontrolle, Archivierung und Fehlerkorrektur binden Mitarbeitendenzeit. Diese Aufwände summieren sich bei hohem Legitimationsvolumen erheblich. Ein automatisierter Prozess reduziert genau diese Schritte, indem Auslesung, Prüfung der Sicherheitsmerkmale und Archivierung weitgehend ohne manuelle Eingriffe ablaufen.
Konkrete Zahlen zu Einsparpotenzialen hängen von der jeweiligen Situation ab, insbesondere vom Legitimationsvolumen, von der bestehenden Infrastruktur und von den internen Personalkosten.
Wie lässt sich eine digitale Legitimationslösung an OSPlus anbinden?
Eine digitale Legitimationslösung kann in die bestehende IT-Systemlandschaft der Sparkasse eingebunden werden und überträgt Daten direkt in OSPlus.
LegiScan_neo ist als webbasierte Anwendung konzipiert und greift auf bestehende technische Infrastrukturen zurück. Die ausgelesenen Legitimationsdaten werden nach Abschluss der Kontrolle direkt in OSPlus übertragen. Die Datensätze umfassen unter anderem die Art der Legitimation, Dokumentennummer, ausstellende Behörde, Ausstellungsdatum und Ablaufdatum. Die Archivierung der Bilder der Legitimationsdokumente erfolgt im Zentralen Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik.
Für IT- und Digitalisierungsverantwortliche bedeutet das einen überschaubaren Einführungsaufwand.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Sparkassen, auf digitale Legitimation umzustellen?
Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung ist erreicht, wenn manuelle Abläufe messbar Ressourcen binden oder Fehlerquoten im Rahmen der regulatorischen Kontrolle ansteigen. Bei vielen Sparkassen ist dieser Punkt bereits erreicht oder rückt mit steigendem Transaktionsvolumen und zunehmendem Kostendruck näher.
Folgende Signale weisen auf Handlungsbedarf hin:
- Mitarbeitende in Service und Vertrieb verwenden wertvolle Beratungszeit auf die manuelle Erfassung von Legitimationsdaten.
- Fehler in OSPlus-Datensätzen entstehen regelmäßig durch manuelle Eingaben. Werden im Rahmen interner oder externer Kontrollen hohe Fehlerquoten festgestellt, müssen die Datensätze in der Marktfolge vollständig oder in Stichproben kontrolliert und korrigiert werden.
Effizienz in operativen Prozessen ist für Sparkassen keine optionale Optimierung mehr, sondern ein strategischer Wettbewerbsfaktor. Die Digitalisierung der Kundenidentifizierung gehört zu den Maßnahmen, die sich vergleichsweise schnell umsetzen lassen und unmittelbar auf Betriebskosten und Prozessqualität wirken.
Wie GOI Sparkassen bei der digitalen Legitimation unterstützt
GOI ist ein auf Sparkassen spezialisierter Digitalisierungspartner und begleitet Häuser bei der Einführung automatisierter Legitimationsprozesse. Das Leistungsspektrum von GOI umfasst dabei mehr als die reine Softwarebereitstellung: Im Mittelpunkt steht eine praxisnahe Begleitung, die auf die jeweilige Ausgangssituation der Sparkasse zugeschnitten ist.
Konkret unterstützt GOI bei folgenden Schritten:
- Analyse des Ist-Zustands: GOI bewertet gemeinsam mit Ihnen, wo im bestehenden Legitimationsprozess die größten Ineffizienzen und Risiken liegen.
- Einführung von LegiScan_neo: GOI übernimmt die technische und fachliche Implementierung der Lösung in Ihre OSPlus-Infrastruktur, einschließlich der Schulung der Mitarbeitenden.
- Laufende Begleitung: GOI steht auch nach der Einführung als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn sich regulatorische Anforderungen oder technische Rahmenbedingungen ändern.
Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Sparkasse bereit für die Umstellung ist, sprechen Sie mit GOI. Nehmen Sie Kontakt auf und erhalten Sie eine individuelle Einschätzung Ihrer Ausgangssituation: konkret, unverbindlich und auf Ihre Sparkasse zugeschnitten.